留学档案的存放问题解答-晨晟留学之家

现在自费出国留学生人数与日俱增，但当许多学子海外镀金归来，想过一把荣归故里瘾的时候，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间做了几年“无业人员”，为回国后工作带来很多不便，受到档案问题困扰的“海归”也是越来越多。

毕业生如何为档案找个“家”

按照有关规定，档案一般是不允许个人持有的。然而许多大学毕业生都保留着自己的学籍档案。那么，档案到底该放到哪里呢……

按国家的相关规定，自费出国留学人员的档案管理属于流动人员人事档案管理一类。而对于毕业后就直接出国的人来讲，学校的一般做法是：将京外籍人员的档案转往原籍，将北京籍人员的档案转往街道办事处。正是由于这种程序，很多人在出国留学后，档案被存放到街道即纳入无业人员范围，回国后不管取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续。

档案存放不当后患无穷

人事部全国人才交流中心的负责人介绍说，在北京，可以存放档案的机构除了政府人事部门的人才服务机构，还有劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构等。管理的权责问题不明，常常引发问题。

教育部留学人员服务中心留学人员档案管理办公室负责人刘女士介绍，目前自费出国留学人员档案管理主要存在两方面问题：一是由于有关政策不够协调，有些自费出国留学人员尚不能选择委托管理人事档案的人才服务机构，致使他们在档案转递和充分享受国家留学政策等方面遇到了很多麻烦；二是由于有些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以至发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。

专家提醒：留学档案勿随意存放

目前自费出国留学人员档案管理主要存在以下问题。一是由于有关政策不够协调，有些自费出国留学人员尚不能选择委托管理人事档案的人才服务机构……

找专业机构存放档案享受专业服务（教育部！）

为了方便留学人员办理出国手续和回国工作派遣，目前有教育部留学人员服务中心和北京留学人员服务中心两家机构可以专门为留学人员提供存档服务。教育部留学人员服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事留学人员档案的管理工作。1999年3月，北京市留学人员服务中心也建立了北京市留学人员档案库，为北京市各类留学人员提供人事档案管理及相关服务。另外，据了解，除以上两家专业机构外，留学人员也可以将档案存档在人才中心。

虽然留学人员存档可以有多种选择，但专家建议，留学人员最好还是应将档案存放在上述两家专业机构。因为，据人才中心工作人员介绍，留学人员在人才中心存档并不享受特别的优惠待遇，需集中交纳几年的存档费。而只面对留学人员的留学服务中心的服务则要“专业”得多。在专业留学服务中心存档不仅具有一般人事档案管理部门的相应职能，还可提供人才中心所不能提供的包括留学人员收集、归纳、整理、保管留学期间及留学回国后形成的各类档案材料。为存档留学人员、用人单位及有关方面提供所需档案材料，出具档案中记载的各类人事证明，如出生证明、学历证明、身份认定等。而这也是任何学校、街道和人才交流中心所不能解决的。这不仅解决了人才交流中心不能解决的尚未就业的中、高等学校、科研院所的在校生、毕业生的人事档案管理问题，同时也解除了他们的后顾之忧，学成回国后“中心”将在全国范围内为他们办理工作派遣和落户手续。

二. 自费出国留学人员办理长期存档及回国就业档案转出

长期存档

1、存档对象：准备出国留学人员或正在国外就读尚未毕业的自费留学人员(含赴港澳地区)。

2、办理流程
       (1) 完成在线申请：请登录中国留学网 www.cscse.edu.cn,进入"留学存档"栏目，点击"在线申请"并将填写好的"存档人员登记表"打印一份；
       (2) 需提交的材料：
① "存档人员登记表"一份；
② 护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件一份；
③ 国外教育机构入学证明OFFER复印件一份；
④ 出国前未将档案存放我处、而已在国外就读者，可提交"在读证明"或"学生证"复印件一份；
⑤ 已获得前往国家(或地区)签证(签注)的复印件一份；
⑥ 720元档案管理费(三年保存期限的费用。若需存档三年以上费用可一次交清)；
⑦ 申请存档手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。
       (3)上述条件均合格者，我处为其开具"存档卡"、"调档通知单"。存档人员凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。
本人可将密封完好的档案自带交至我处或由原档案保管机构通过机要直接寄至我处。

        特别提示：
        * 本人须妥善保管好"存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件(最好留在国内保管)；
        * 办理档案续费所需材料："存档卡"原件；
        * 办理档案退费："存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件，若发票兑奖联撕毁(或丢失)，不予退费；
        * 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。

3、留学回国人员办理档案转出手续流程(出国前档案存放在我处者)
        (1)须做国(境)外学历学位认证；
        (2)办理回国工作就业报到证及落户手续(北京常住户口者，不用办理落户手续)；
        (3)赴上海、深圳两地工作的留学回国人员，落户手续在当地人事局办理，故无须提交回国工作就业报到证。
        (4)办理完毕以上手续，方可办理档案转出。

4、档案转出时须提交的材料
        (1) 接收单位或人才中心开具的调档函原件；
        (2) “存档卡"或"委托管理人事档案合同书”原件(需要办理退费手续者，须凭缴费发票原件)；
        (3) 国(境)外学历学位认证书副本原件(白纸红章件)；
        (4) 回国工作就业报到证原件一份；
        (5)其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，需要提交未作认证的学位证书翻译件，并由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
        (6)填写完成"出国留学人员登记表"，并打印一份；
        (7)档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。

        特别提示：
       * 留学回国人员在办理档案转出时，若集体户口在我中心的，必须将户口一并迁出。具体户口迁出手续请点击此处查询；
       * 党员党组织关系一并转出；
       * 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。